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Oggi vediamo come scegliere la migliore fotocopiatrice da ufficio.
Le fotocopiatrici moderne combinano fotocopiatrice, stampante laser, fax, scanner e altre macchine in un unico strumento, e i produttori continuano a rendere la loro offerta più competitiva.
Tipologie
La maggioranza delle aziende sceglie fotocopiatrici digitali in bianco e nero o fotocopiatrici digitali a colori, che permettono di fare copie premendo un solo pulsante e hanno una varietà di funzioni rispetto alle vecchie fotocopiatrici analogiche. Le fotocopiatrici digitali — o fotocopiatrici multifunzione — sono meno rumorose di quelle analogiche, hanno meno parti che si muovono (il che di solito significa meno problemi meccanici), riproducono meglio linee sottili e fotografie e non hanno un prezzo molto più alto rispetto alle fotocopiatrici analogiche con caratteristiche simili. Anche con un addestramento minimo, il vostro staff imparerà a utilizzare una fotocopiatrice digitale molto velocemente.
Fotocopiatrici digitali multifunzione: le fotocopiatrici digitali in bianco e nero possono usare moduli che combinano le funzioni di fotocopiatrici, stampanti di rete, scanner e apparecchi fax.
I moduli che supportano funzioni speciali, spesso venduti come add-on, vi danno la possibilità di aggiungere funzionalità alla fotocopiatrice in un secondo momento. Alcune macchine possono essere aggiornate con modalità “plug and play”; altre richiedono operazioni più complicate. Se volete aggiungere funzioni di stampa o fax in un secondo momento, chiedete prima le specifiche del processo di aggiornamento. Se è raro che abbiate la necessità di fare copie a colori, invece che aggiungere queste funzioni alla vostra fotocopiatrice considerate l’acquisto di un’economica stampante a getto d’inchiostro con funzione di scanner.
Fotocopiatrici digitali a colori: le fotocopiatrici a colori supportano la stampa a colori e sono molto simili a uno scanner per computer collegato a una stampante laser. Le fotocopiatrici a colori scansionano un documento originale e trasferiscono le informazioni via laser a un tamburo carico. Poi il toner aderisce alle aree cariche del tamburo, la fotocopiatrice scalda il toner e un’immagine permanente viene trasferita sulla carta. Le fotocopiatrici a colori più avanzate applicano tutti e quattro i colori contemporaneamente, i vecchi modelli richiedono quattro passaggi per la stessa immagine, poiché la carta passa attorno al tamburo ogni volta che viene applicato un colore.
Le fotocopiatrici a colori meno avanzate costano meno, ma hanno una velocità di copia inferiore.
Le fotocopiatrici a colori in genere costano dal 20 al 30% in più rispetto alle fotocopiatrici in bianco e nero con simili caratteristiche. Le fotocopiatrici grafiche costano di più perché offrono una maggiore accuratezza di stampa nella riproduzione del colore e processori più potenti.
Fotocopiatrici ibride: per la maggior parte delle imprese che hanno bisogno di stampa e copiatura a colori, una fotocopiatrice ibrida bianco e nero / colori è la scelta migliore. Passando dalla modalità B&N a quella a colori e viceversa, una fotocopiatrice ibrida può farvi risparmiare su prodotti quali carta, toner, developer e olio del gruppo di fusione. La vostra scelta deve basarsi sulla quantità di copie che fate mensilmente, sulla velocità di copia desiderata, esigenze di copie a colori ed esigenze di connettività in rete. La fotocopiatrice di un piccolo ufficio non dovrebbe fare più di 700 copie al mese. Tuttavia, le fotocopiatrici business-grade offrono funzioni più avanzate e migliori garanzie. Ovviamente, il prezzo salirà a seconda della capacità di copia, della velocità e del volume di copie che la macchina può realizzare in un mese.
Come Scegliere Fotocopiatrice da Ufficio
Vediamo quali sono gli elementi da considerare nella scelta di una fotocopiatrice da ufficio.
Capacità di copia
Quante copie pensate di fare ogni mese? Se avete già una fotocopiatrice, potete determinare il vostro utilizzo attuale guardando il contatore, che in genere si trova sotto il vetro. Il consumo di carta mensile può darvi una stima delle vostre esigenze di stampa. Se non avete una fotocopiatrice, esaminate gli scontrini delle copisterie per avere un’idea del volume di copie che fate ogni mese. Aumentate questo valore del 30-50% se pensate di usare la fotocopiatrice come stampante di rete. Aggiungete un ulteriore 15% in caso le vostre esigenze aumentino in futuro. E’ meglio pagare per una capacità maggiore di quella della quale si ha bisogno al momento, piuttosto che rischiare di danneggiare un pezzo essenziale delle attrezzature dell’ufficio.
Velocità di copia
La velocità di copia è misurata in copie al minuto (cpm), pagine al minuto (ppm) o output al minuto (opm). Ciascuno di questi termini descrive il numero di pagine che la macchina può produrre al minuto, lavorando a piena velocità.
L’industria delle fotocopiatrici adotta sei segmenti per descrivere la velocità di copia, dal Segmento 1 che indica 15 – 20 ppm alle macchine del Segmento 6 che arrivano a 91 ppm.
Per la maggior parte degli uffici vanno bene macchine che appartengono ai Segmenti 2 – 4, il cui range va da 20 a 50 ppm. Se pensate che farete molte copie di fogli singoli, chiedete quale sia la velocità prima-copia della macchina che avete in mente di acquistare (il numero di secondi che la fotocopiatrice impiega per produrre una singola copia). Aspettatevi velocità inferiori per forme di copia più complesse come copia fronte-retro, copia su fogli più grandi e sorting.
Costo di toner e parti di ricambio
Ricordate di tenere in considerazione il costo dei consumabili, come il toner. I consumabili di una fotocopiatrice a colori, come carta, toner a colori, sviluppatore e olio del sistema di fusione, spesso costano più dei consumabili delle fotocopiatrici in bianco e nero. Ad esempio, la carta utilizzata per copie a colori in genere è più luminosa, più pesante e costosa di quella che si utilizza per copie B&N. Le fotocopiatrici a colori usano toner di quattro toner complementari: ciano, magenta, giallo e nero. Ogni toner è contenuto in una cartuccia separata, in modo da poter essere sostituito quando termina. I toner devono essere mischiati con lo sviluppatore, in modo da attrarre magneticamente il tamburo e fondersi sulla carta in maniera adeguata.
Le maggioranza delle fotocopiatrici a colori richiede uno sviluppatore per ogni toner. Quando i fogli sembrano essere sbiaditi, in genere è il momento di cambiare lo sviluppatore. Quando il toner sta per finire, noterete una distribuzione irregolare del colore. L’olio di fusione, necessario per la tappa finale del processo di copiatura laser, dura più a lungo rispetto allo sviluppatore: una boccetta di olio di fusione in genere ha una durata doppia rispetto a quella di una boccetta di sviluppatore.
Acquisto o noleggio
Nell’acquisto di una fotocopiatrice, in genere potete aspettarvi un sconto del 10-20% rispetto al presto di listino. I prezzi variano notevolmente, persino per lo stesso modello o per modelli simili. Alcuni venditori offrono le macchine a un prezzo inferiore rispetto a quello di mercato, ma richiedono un prezzo aggiuntivo per servizi opzionali, accessori e add-on. Potreste ottenere dei grandi sconti anche grazie alla concorrenza tra venditori o per l’acquisto di un modello vecchio o fuori produzione. Prima di acquistare una fotocopiatrice o firmare un contratto di fornitura servizi, assicuratevi di avere compreso tutti i costi attuali e futuri.
Quando decidete di noleggiare o acquistare una fotocopiatrice considerate che, come per la maggior parte dei prodotti, il noleggio vi costerà di più nel lungo periodo. Molti contratti di noleggio stabiliscono un prezzo per-copia e possono imporre un minimo di copie al mese. Considerate il noleggio di una fotocopiatrice se volete evitare di spendere molto all’inizio.
Alcuni contratti di noleggio includono anche la possibilità di passare a un nuovo modello per tenere il passo con la tecnologia ma fate attenzione: potreste dover sostenere dei costi più alti in futuro.
Funzioni
Le fotocopiatrici digitali hanno molte funzioni integrate che possono o no avere un impatto sul prezzo. Le funzioni tradizionali di copia sono disponibili sulla maggior parte dei modelli.
-Alimentatore automatico di fogli (ADF): un alimentatore automatico di fogli (ADF) vi permette di copiare documenti costituiti da molte pagine senza dover sollevare e abbassare il coperchio inserendo ogni volta un nuovo foglio. Dovete solo inserire gli originali (fino a 50 fogli) nell’alimentatore, premere start e poi l’ADF inserisce automaticamente le singole pagine.
Se dovete copiare molti originali fronte-retro, potreste investire in un alimentatore a ricircolazione automatica (RADF), che può girare le pagine all’interno della macchina per rendere più semplice la copia fronte-retro.
-Sorting: le fotocopiatrici digitali possono dividere i set di fogli in maniera elettronica, senza l’utilizzo di vassoi separati. Invece che in vassoi separati, le copie vengono riposte in un unico vassoio con un’angolazione leggermente diversa per i diversi set, in modo da capire facilmente dove finisce un gruppo e dove inizi l’altro. In questo modo potete fare copie di set illimitati, piuttosto che limitarvi al numero di vassoi della fotocopiatrice.
-Finitura: se fate spesso copie di documenti costituiti da molte pagine, potrebbero esservi utili le funzioni di finitura. Il tipo più semplice di finitura è la pinzatura automatica, che permette di risparmiare molto tempo. Versioni più avanzate includono la perforatura a tre fori, la pinzatura multipla e altre. Le finiture sono spesso una funzione opzionale, e in genere comportano un costo aggiuntivo.
-Vassoi di scorta: ogni vassoio per la carta, cassetta, piedistallo o unità di alimentazione della carta è una fonte di carta distinta. Il numero di fonti è importanti se volete avere la possibilità di fare copie su diversi tipi di carta senza ricaricare la macchina. Le fonti in genere contengono un numero di fogli compreso tra 50 e 100 fogli, ma le unità dalla capacità massima possono contenere fino a 3000 fogli.
-Vassoi per la carta: in genere, le fotocopiatrici hanno almeno un vassoio per la carta di dimensioni fisse e uno di dimensioni variabili. Sfortunatamente, la carta con grammatura maggiore spesso può inceppare la macchina se viene messa in un vassoio per carta standard. Per risolvere questo problema, la maggior parte delle fotocopiatrici ha un vassoio bypass, un vassoio speciale che permette di caricare carta di grammatura superiore e etichette.
-Network: Collegare una fotocopiatrice multifunzione alla vostra rete interna permette ai membri del vostro staff di stampare, fare fotocopie o mandare fax direttamente dai loro computer. Dal momento che la macchina è comunque una fotocopiatrice, gli utenti possono anche fare fotocopie di interi set di documenti, anche pinzati, senza lasciare la loro postazione.
-Stampa: aggiungere un modulo di stampa e una scheda di rete a una fotocopiatrice digitale permette di trasformarla in una stampante laser per ufficio che stampa alla stessa velocità alla quale fa le fotocopie. Questo può permettere ai vostri impiegati di realizzare dozzine di copie pinzate di un documento di cinque pagine fronte-retro, senza lasciare la propria scrivania. La maggior parte degli uffici può beneficiare dell’utilizzo di una fotocopiatrice come stampante, dal momento che questo può ridurre del 20% la spesa per foglio stampato. La maggior parte delle fotocopiatrici opera con protocolli di rete standard, ma dovete comunque assicurarvi che il modello che scegliete sia compatibile con la vostra rete. Farvi consigliare in merito dal vostro dipartimento IT può evitare molti problemi.
-Fax: con l’aggiunta di un modulo fax, potete inviare e ricevere fax attraverso la fotocopiatrice. Potete inviare facilmente fax costituiti da più pagine utilizzando l’alimentatore automatico di fogli, oppure inviare singole pagine o parti di libri o cataloghi e stampare i fax appena arrivano, a volte in un vassoio separato. Con un’interfaccia di rete, gli utenti possono persino inviare fax dai loro computer.
-Stampa fronte retro senza interruzioni: le fotocopiatrici digitali con abbastanza memoria interna possono supportare la stampa fronte-retro senza interruzioni, memorizzando ogni lato della pagina originale in memoria e poi stampando entrambi i lati. Questo significa che il numero di copie fronte-retro che potete fare non è più limitato dalla capacità di un vassoio fronte-retro. In questo modo, inoltre, otterrete le vostre copie fronte-retro molto più velocemente.
-Ridimensionamento automatico: le fotocopiatrici digitali in genere offrono una funzione di ridimensionamento automatico, che permette di memorizzare le dimensioni del documento originale e ridurle o ingrandirle per adattarle a un foglio di dimensioni diverse.
-Spegnimento automatico: oggi praticamente tutte le fotocopiatrici hanno un’opzione di spegnimento automatico: spegnere la macchina se non è stata usata per un certo periodo di tempo permette di risparmiare energia e ridurre l’usura della fotocopiatrice.
-Sicurezza: molte fotocopiatrici digitali permettono di impostare la richiesta di digitare un codice prima che si possano effettuare delle copie. Questo previene l’utilizzo non autorizzato e vi permette di analizzare i pattern di utilizzo dei vari dipartimenti. Alcune macchine possono anche tenere in memoria fax o documenti confidenziali fino a quando non viene digitato il codice corretto, e poi stamparli. Questo permette di evitare che documenti confidenziali rimangano nel cassetto della fotocopiatrice, dove potrebbero essere visti da chiunque.
-Editing di base delle immagini: le fotocopiatrici possono spesso editare i vostri documenti aggiungendo automaticamente i numeri di pagina, scritte come “confidenziale” o “copia,” o la data di stampa. Molte possono ruotare le immagini scansionate per rispettare l’orientamento della carta o combinare le immagini in modo creativo, come copiare un originale di due pagine in un solo foglio o ridurre e combinare gli originali per stampare due, quattro o otto pagine su un unico foglio. Le funzioni standard delle fotocopiatrici digitali a colori includono cancellazione dei bordi, centratura delle immagini, miglioramento e bilanciamento dei colori. Alcuni modelli offrono una gamma di funzioni di editing aggiuntive, come la stampa di documenti colorati a partire da originali in bianco e nero.
Anche se queste funzioni di editing avanzate sembrano impressionanti, possono essere abbastanza complicate e richiedere molto tempo. Inoltre, se la vostra fotocopiatrice è impostata come stampante di rete, attraverso un computer e un semplice software di editing potrete manipolare le immagini in maniera da ottenere risultati molto più complessi e stamparli. Le funzioni di editing di base sono sufficienti per la maggioranza degli utenti.
Le funzionalità possono quindi essere piuttosto numerose.
Fotocopiatrici da Ufficio più Vendute
Per concludere proponiamo una lista delle fotocopiatrici da ufficio più vendute online in questo periodo con il relativo prezzo.
Cliccando sui prodotti presenti nella lista è possibile leggere le opinioni dei clienti.
